‘Optimaliseren interne organisatie cruciaal voor verduurzaming vastgoed’

De vastgoedorganisatie van de Universiteit Twente is toekomstbestendig gemaakt dankzij een systeem volgens de ‘asset management’-principes. Dat zegt Ray Klumpert, hoofd Onderhoud en Vastgoed, Universiteit Twente.

Platform Duurzame Huisvesting heeft een tool ontwikkeld waarmee vastgoedmanagers kunnen checken hoe de interne organisatie ervoor staat. Hoe cruciaal een goed geoliede en geïntegreerde vastgoedorganisatie is om duurzaamheidsambities te realiseren vertelt Ray Klumpert, sinds 1980 werkzaam bij de Universiteit Twente.

Door zijn grote interesse voor de vaak complexe installaties in universitaire gebouwen is hij in 2008 het onderhoud ingerold. Ray: ‘Ik ben eigenlijk best snel gestart met de uitvoering van een optimalisatieslag. Allereerst met de aanstelling van een energiecoördinator, want er was geen duidelijk plan en de initiatieven waren behoorlijk gefragmenteerd. In de periode daarna hebben wij sterk ingezet op interne kennisontwikkeling. Zo hebben wij vele onderwerpen zoals geothermie, warmte-koudeopslag, absorptiekoeling en het optimaliseren van onze koudwaterbuffer onderzocht. De universiteit is al in 1991 aangesloten op stadsverwarming. Destijds kwam de warmte van een grote WKO-installatie. Vanaf 2014 werd de warmte opgewekt door de afvalverbrander in Hengelo (Twence). De laatste jaren wordt de warmte gegenereerd door de bio-energiecentrale van Twence. Wat betreft verwarming zijn we dus al CO₂ neutraal.’

Voor Ray is de factor ‘kennis in eigen huis’ erg belangrijk. ‘Toen ik begon hadden we echt te weinig kennis in huis om goed grip te kunnen hebben op de serviceproviders. Ook beseften we dat we onvoldoende wisten op welke wijze wij het onderhoud van onze gebouwen goed konden organiseren. Door te investeren in kennis hebben we hier daadwerkelijk stappen in kunnen zetten.’

Samenvoeging Onderhoud en Vastgoed

In 2012 was het grote bouwen eigenlijk wel voorbij. In deze periode is Campus & Facility Management (toen nog Facilitair Bedrijf) samengevoegd met de dienst vastgoed van de UT. In 2018 vonden weer een aantal grote veranderingen plaats binnen de CFM, waarbij sport, cultuur en evenementen en reserveringen zijn toegevoegd aan de organisatie. Ook leidde in deze periode een onderzoek tot een advies binnen de dienst CFM om de afdeling Onderhoud en de afdeling Vastgoed samen te voegen.

Door deze samenvoeging ontstond er een veel natuurlijkere samenwerking tussen deze twee groepen. Hiermee is denken vanuit total cost of ownership beter mogelijk, doordat onderhoudsspecialisten in een vroeg stadium worden betrokken bij een nieuwbouwopgave. Ook is de verduurzamingsopgave kostenefficiënter in te richten, doordat de samenloop van energetische maatregelen en onderhoud beter afgestemd wordt.

Ray: ‘Daarnaast zijn wij ons gaan verdiepen in het onderwerp asset management. We hebben een asset owner aangesteld die zitting heeft in het programmateam Lange Termijn Strategische Huisvesting, dat het beleid voorbereidt voor de stuurgroep Lange Termijn Strategische Huisvesting. Die stuurgroep neemt besluiten op vastgoedgebied legt zaken aan het College van Bestuur voor. Hiermee hebben wij een stem in besluiten en kunnen we ons meer en meer ontwikkelen tot strategische partner.’

Duurzaamheidsambitie

In de langetermijnvisie van de universiteit die tot 2020 liep, was duurzaamheid eigenlijk nog geen groot onderwerp. Het nieuwe plan Shaping 2030 bevat een grote duurzaamheidsambitie. Daarmee kunnen de duurzaamheidsambities van de overheid (49% emissiereductie in 2030) worden gerealiseerd. Ray geeft aan dat er best al wat stappen zijn gezet ten aanzien van deze ambitie, bijvoorbeeld met een CO₂ neutrale levering van warmte en een zeer efficiënt eigen koudenet. Universiteit Twente is al vanaf het begin van de meerjarenafspraken deelnemer. Sinds de start van de MJA heeft de Universiteit naar eigen zeggen 34% CO₂ kunnen reduceren. ‘In lijn met de ambitie van de overheid om 49% te reduceren kunnen we slechts 12% hiervan meenemen, gezien het gekozen ijkjaar van 2018. Dat is wel jammer eigenlijk.’

Sinds kort ligt er een langetermijn-huisvestingsplan voor 2030. Hierin zijn scenario’s opgenomen voor verduurzaming van het vastgoed. Op dit moment werkt Universiteit Twente aan de Portefeuille Routekaart, om de verduurzamingsopgave en het benodigde budget in de tijd inzichtelijk te maken. De Portefeuille Routekaart wordt uitgewerkt met behulp van de Fastlane aanpak van Royal HaskoningDHV. Ter ondersteuning van dit traject zijn meerjarenonderhoudsplannen van alle gebouwen opgesteld.

Ray: ‘Wat betreft circulariteit proberen wij actief de samenwerking aan te gaan met het onderwijs. Zo werken wij op dit moment aan een volledig houten gebouw van vier verdiepingen met een oppervlakte van ongeveer 3000 m². De bedoeling is dat dit hét circulaire paradepaardje gaat worden van de universiteit.’

Interne sturing

Universiteit Twente heeft een middelgrote vastgoedorganisatie, met 84 gebouwen in beheer en een begroting van 45 miljoen in 2021. Er zijn 19 mensen werkzaam, waaronder 9 onderhoudswerknemers. Wat betreft serviceproviders wordt samengewerkt met Engie en Heijmans.  De contracten met deze serviceproviders zijn prestatiegericht, kennen een afkoopsom voor storingen en een aantal KPI’s.

Op dit moment draait alles goed en is de organisatie erg blij met de goed functionerende interne communicatie tussen projectmanagers en onderhoudsspecialisten. De lijnen zijn kort, mensen weten elkaar goed te vinden. Om de verduurzamingsopdracht te kunnen uitvoeren zal het steeds belangrijker worden om de interne sturing verder te optimaliseren.

Optimale interne sturing vereist een vertaling van de ambitie van de asset management organisatie naar KPI’s en servicelevels. Hiernaast is het belangrijk om het basisproces van de asset managementorganisatie goed in beeld te hebben en de taken, rollen en bevoegdheden op het niveau van asset owner, asset manager en serviceprovider goed te organiseren.

Ray beaamt dat het belangrijk is voor vastgoedorganisaties om, zeker in relatie tot de verduurzamingsopgave, het eigen huis op orde te hebben. De high level structure vanuit de ISO 50001 en/of de ISO 55000 geeft hiervoor hele goede handvatten. Op deze wijze is het daadwerkelijk mogelijk om interne sturing vanuit een continue verbeterproces in te richten.

Ray: ‘Binnen het overkoepelende HOI-overleg, waar alle universiteiten aan tafel zitten, zien we dat de focus meer en meer op het onderwerp total cost of ownership komt te liggen. TCO-denken biedt ook weer haakjes om de benodigde interne ontwikkeling van vastgoedorganisatie verder aan op te hangen. Bijvoorbeeld door aan de slag te gaan met de harmonisatie van de afdeling projecten en onderhoud of de implementatie van een asset management-systeem.’

Geen overbodige luxe, want vastgoedorganisaties die hun eigen huis op orde hebben kunnen 10 tot 30% meer waarde leveren aan het primair proces, ten opzichte van organisaties die dit nog niet optimaal geregeld hebben.

Check met de tool Energieke Vastgoedorganisaties hoe uw organisatie presteert: https://www.platformduurzamehuisvesting.nl/check-energieke-vastgoedorganisaties/