Gemeente Enschede plukt vruchten van uitbesteden dagelijks onderhoud

Het Nationaal Muziekkwartier, gelegen in het centrum van Enschede, is voor de gemeente aanleiding om stappen te zetten. Het gebouw huisvest, met een bruto vloeroppervlakte van ruim 20.000 vierkante meter, diverse podia voor theater en muziek, oefenruimtes, muziek- en dansopleidingen.

Nihad Mesevic

Nihad Mesevic, teamleider vastgoedbeheer & technische projecten bij Vastgoedbedrijf Enschede, heeft het aanbestedingstraject gecoördineerd. Welke tips heeft hij voor andere gemeenten? Mesevic: ‘Besteed het dagelijks onderhoud voor een langere tijd uit. Daarmee ligt het risico bij de markt en heeft de gemeente inkoopvoordeel.’

Mesevic legt uit: ‘Het was voor ons een hoofdpijndossier. Sinds de oplevering in 2008 hadden we veel last van storingen. In 2011 maakten we de balans op: we hadden ontevreden gebruikers, veel te hoge kosten en maar liefst 64 externe partijen die bij het pand betrokken waren. Ook was er bij de gemeente onvoldoende capaciteit beschikbaar om de problemen op te lossen.’

Goedkoper onderhoud

De gemeente kiest ervoor om het technisch beheer, preventief- en correctiefonderhoud uit te besteden via een zogenaamde EMVI-aanbesteding, ook wel de ‘beste prijs-kwaliteit-verhouding’-uitbesteding (PKV) geheten. Na een intensieve Europese niet-openbare aanbestedingsprocedure sleept Strukton Worksphere uit Deventer het twintigjarige prestatiecontract voor het Muziekkwartier in de wacht. Mesevic: ‘We hebben goede ervaringen met uitbesteden. De aangeboden bedragen liggen lager in vergelijking met een traditionele uitvraag per geval of voor een kortere tijd.’

Wat zijn anno 2017 de resultaten? Het energieverbruik van het Muziekkwartier is met zestien procent afgenomen. In totaal besparen de huurders van het Nationaal Muziekkwartier jaarlijks zo’n 80.000 euro aan energie. Het aantal storingen is met 65 procent afgenomen ten opzichte van 2011, wat heeft geleid tot een forse besparing in het storingsbudget. Mesevic: ‘Het draagvlak onder de huurders is enorm verbeterd. Zo is er in 2015 een energieteam met de gebruikers opgericht om het energiebewustzijn te verhogen.’

Doelstellingen Nationaal Muziekkwartier

Het Muziekkwartier-gebouw is een eerste stap. Enschede wil in 2031 twintig procent energie bespaard hebben ten opzichte van peiljaar 2011. Dan moet ook dertig procent van de energie uit duurzame bronnen komen. In de periode 2012 en 2016 zijn de volgende maatregelen genomen in het gebouw:

• Slimme en betere inregeling van klimaatinstallaties
• Optimalisatie Gebouwbeheersysteem GBS
• Aanbrengen PV-panelen
• Onderzoek naar toepassing LED verlichting en efficiëntere transportpompen

Uitbreiding uitbesteding

De nieuwe manier van werken bevalt de gemeente zo goed dat deze besluit om het complete technisch beheer, en het preventief en correctief onderhoud in de markt te zetten. Het gaat in totaal om honderd maatschappelijke en ambtelijke panden.
Deze keer weet wederom Strukton Worksphere en Homij via een Europese niet-openbare procedure de tender te winnen. Eerstgenoemde partij neemt de maatschappelijke locaties op zich en laatstgenoemde partij de ambtelijke gebouwen.
De contractduur is tien jaar met de mogelijkheid om twee keer voor een periode van vijf jaar te verlengen. Enschede stelt een aantal voorwaarden:

• Energiebesparing van 3 procent per jaar
• Afname van storingen met 5 procent per jaar ten opzichte van 2015
• Minimaal een 7 voor de klanttevredenheid
• Al de panden moeten minimaal voldoen aan de eisen van de Wet Milieubeheer en de European Energy Efficiency Directive (EED)
• Contractpartijen zijn verplicht om proactief verbetervoorstellen aan te dragen
• Contractpartijen moet per ingreep motiveren wat de voor- en nadelen zijn voor de kritische prestatie indicatoren (kpi’s) uit het contract
• Naast het technisch beheer preventief en correctief onderhoud, zijn contractpartijen ook verantwoordelijk om de gevolgen van wetswijzigingen in kaart te brengen.

De totale contractwaarde is circa 400.000 euro per jaar. Beide partijen vullen het contract op een andere wijze in. Homij werkt volgens de integrale RGDBoei-methodiek en Strukton via een Duurzaam Onderhoudsplan. De contractpartijen worden pas betaald zodra ze hebben voldaan aan de kritische prestatie indicatoren (kpi’s) uit het contract. De gemeente Enschede blijft wél verantwoordelijk voor het vervangende onderhoud en mutaties.

Gele en rode kaarten

Wat wanneer de contractpartij niet naar behoren presteert en niet voldoet aan de afgesproken kpi’s? Mesevic: ‘We werken met gele en rode kaarten en we laten derde partijen steekproeven uitvoeren. Bij één rode of drie gele kaarten verliest de partij het contract. Stel dat een verslag niet op tijd is ingeleverd. Dan volgt een waarschuwing. Is het verslag niet ontvangen binnen de nieuwe deadline? Dan volgt een gele kaart. We hebben één keer een gele kaart moeten uitdelen in het begintraject bij het Nationaal Muziekkwartier. Dat heeft tot gevolg gehad dat de contractpartij haar projectorganisatie grotendeels heeft moeten vernieuwen. Een dergelijke maatregel werkt zuiverend, want niemand wil een contract van twintig jaar verliezen.’

Efficiënter

Een ander gevolg van de aanbesteding: het aantal manuren bij het Muziekkwartier en de gemeente is fors afgenomen. Mesevic: ‘We hebben een efficiëntere en compactere eigen organisatie. We zijn als organisatie de dialoog over de transitie met het personeel al enkele jaren geleden aangegaan. Dat is een belangrijke voorwaarde om dit traject op een transparante en constructieve wijze in te gaan.’

10 adviezen van de gemeente Enschede

1. Ga uit van functioneel gestuurd vastgoedbeleid: primaire bedrijfsprocessen van de gebruiker zijn leidend.
2. Geef de onderhoudspartij minstens één jaar de tijd, want deze moet wennen aan de gebouwen, de gebruikers en processen.
3. Trek investeringen soms naar voren, denk vanuit ‘total cost of ownership’ (TCO).
4. Breng alle risico’s in kaart. Zorg voor de mogelijkheid om altijd het contract op te kunnen zeggen.
5. Stoom je organisatie tijdig – minstens 1 jaar voor het in werking treden van de uitbesteding – klaar voor de regierol en informeer ze transparant over de gevolgen voor de eigen organisatie.
6. Zorg voor dat je samenwerking voor een langere periode met elkaar aangaat.
7. Benader het gebouw integraal, zorg dat verschillende aspecten van beheer en onderhoud worden samengevoegd.
8. Zorg er voor dat je kansen creëert voor lokale partijen.
9. Betrek de inkoopafdeling zo vroeg mogelijk bij het proces.
10. Zorg voor dat gerealiseerde energiebesparing leidt tot toekomstig investeringsbudget. De gebruiker blijft de energierekening betalen, want die heeft invloed op het verbruik.

Dit artikel is geschreven in opdracht van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland RVO.nl. RVO.nl ondersteunt het verduurzamen van vastgoed, implementatie van energiewetgeving en het werken met Energieprestatiecontracten vanuit het Europese programma GuarantEE, een samenwerking van 14 Europese partners. Meer informatie: www.rvo.nl/esco, www.rvo.nl/epc-facilitators en http://guarantee-project.eu.

RVO organiseert over verduurzaming van vastgoed en het werken met Energieprestatiecontracten op 12 april twee Side Events tijdens Building Holland, in de RAI Amsterdam, onder de naam Building Europe

9:00 – 13:30 GuarantEE EPC Facilitators seminar – for (wannabee) EPC Facilitators only, max 45 participants

Organized by RVO and GuarantEE

en

13:30 – 17:00 Building Europe Congress: Sustainability and Contracting – max 150 attendees

Organized by Green Build Invest, RVO, GuarantEE and EEN